Gửi email không vào spam và hướng khắc phục tốt nhất

Nếu đã từng triển khai vài chiến dịch email marketing, chắc chắn bạn sẽ gặp phải vấn đề gửi email vào spam và chưa có hướng khắc phục tình trạng “gửi là vào spam”. Vậy làm sao để mail không vào spam? Điều quan trọng ở đây là bạn phải hiểu spam là gì, cách bộ lọc spam và tường lửa hoạt động, cuối cùng, tôi sẽ hướng dẫn một số bước cơ bản để khắc phục tình trạng email marketing lọt vào spam.

Mỗi bộ lọc sẽ có một vài khác biệt, tuy nhiên, ngưỡng điểm spam thường được các quản trị viên máy chủ riêng rẽ quyết định, điều này có nghĩa là một email có thể lọt qua bộ lọc Spam A mà không gặp vấn đề gì, nhưng vẫn bị gắn cờ ở bộ lọc spam B

Làm sao để mail vượt qua bộ lọc spam?

Chúng ta đã biết nguyên tắc hoạt động cơ bản của các bộ lọc spam, nhưng có một vấn đề  thậm chí còn nghiêm trọng hơn, các bộ lọc spam có thể đồng bộ hóa với nhau để chia sẻ những gì chúng thu thập được, bạn không thể tìm thấy bất kì danh sách đo lường tiêu chuẩn nào, bởi vì bộ lọc spam không công bố điều kiện lọc của chúng, nhưng trên thực tế, có một vài yếu tố cần đặc biệt quan tâm để khắc phục tình trạng email marketing rơi vào mục spam:

• Siêu dữ liệu chiến dịch: Bộ lọc spam muốn biết rằng bạn có mối liên hệ với người nhận email, vì vậy tôi khuyên bạn nên sử dụng nhiều thẻ kết hợp để cá nhân hóa mục TO (Gửi đến) trong nội dung email, kế đó là gửi mail thông qua tên miền đã được xác minh và cuối cùng, đừng quên yêu cầu người nhận thêm bạn vào danh sách liên hệ của họ
• Địa chỉ IP của bạn: Một số bộ lọc spam sẽ gắn cờ chiến dịch nếu bất kì ai có cùng IP đã từng gửi nội dung spam trước đây, nếu bạn sử dụng một phần mềm gửi mail tự động, thì email của bạn sẽ được gửi thông qua máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, do đó nếu một người gửi mail spam, rất có thể sẽ “vạ lây” hàng loạt, nhưng một công ty cung cấp dịch vụ uy tín sẽ luôn làm chủ được vấn đề này bằng cách đưa ra điều khoản sử dụng và hệ thống kiểm tra trước khi cho phép gửi mail đi, nhằm hạn chế tối đa tình trạng spam. Vì vậy, hãy lựa chọn thật kĩ phần mềm email marketing
• Code được sử dụng trong chiến dịch: Bộ lọc spam có thể được kích hoạt đối với những đoạn mã quá rườm rà, không trật tự, hay gọi đơn giản là “sloppy code,” một số thẻ phụ hoặc code được lấy từ Microsoft Word, vì vậy tôi khuyên bạn nên sử dụng những templates có sẵn trong phần mềm email marketing hoặc làm việc thật kĩ với người thiết kế về vấn đề này
•  Nội dung và định dạng: Một số bộ lọc spam sẽ gắn cờ email dựa trên nội dung và hình ảnh bên trong, tuy nhiên, vẫn chưa có một tiêu chuẩn cụ thể nào được gọi là “tối ưu” hoặc những gì nên tránh để giải quyết vấn đề này. Tuy nhiên, tôi có vài gợi ý:
• Thiết kế chiến dịch thật rõ ràng, cân bằng và khuyến khích người xem tương tác hoặc đăng kí

Làm sao để email không vào spam? Hãy tìm cách vượt qua Email Firewall

Như đã đề cập, Firewall thậm chí có thể ngăn cản bạn gửi mail trước cả bộ lọc spam, bí quyết ở đây là bạn phải có chìa khóa để tương tác với người dùng, hay nói cách khác là tránh bị khiếu nại spam, nếu không được phép, bạn sẽ bị báo cáo lạm dụng, dù vô tình hay cố ý. Dưới đây là một vài mẹo giúp bạn tránh bị báo cáo spam khi gửi mail cho người đăng kí:

_ Chọn cách đăng kí một cách khôn ngoan

Sử dụng hình thức Double opt-in (Chọn tham gia kép) là hình thức được sử dụng phổ biến trong các biểu mẫu đăng kí của các dịch vụ email hàng đầu hiện nay, nó có thể cung cấp bằng chứng xác nhận rằng mỗi người nhận đều cấp cho bạn quyền gửi mail. Ngoài ra, còn một số hình thức đăng kí phổ biến khác như API, tích hợp…cho phép opt-in một lần

Quan trọng nhất là người nhận đã cho phép bạn gửi email cho họ, chúng ta cần xem xét đối tượng của mình, cũng như yêu cầu pháp lí ở khu vực triển khai chiến dịch hiện tại để xác định phương pháp Opt- in nào là phù hợp nhất.

_ Không mua danh sách email

Một số dịch vụ cung cấp phần mềm gửi mail tự động như MailChimp đã chính thức đưa luật cấm sử dụng danh sách email được mua, thuê vào điều khoản sử dụng, những danh sách này không những làm tăng nguy cơ bị báo cáo spam, làm ảnh hưởng trực tiếp đến mọi người đang sử dụng chung máy chủ, mà trên thực tế, chúng không thể giúp bạn phát triển doanh nghiệp của mình

Việc gửi mail đến một người thông qua danh sách mua, tất nhiên không thể có sự cho phép của họ, sẽ làm ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh công ty và dẫn đến rắc rối về mặt pháp lí. Hãy xây dựng danh sách của mình một cách tự nhiên.

_Đừng chờ đợi quá lâu trước khi liên hệ với người đăng kí mail của mình

Mọi danh sách đều có “hạn sử dụng” và có thể xảy ra lỗi nếu như không được sử dụng thường xuyên, ngay cả khi người đăng kí ban đầu đã tham gia thông qua hình thức double opt-in, danh sách không tương tác trong thời gian lâu dài có thể làm tỉ lệ bị đánh dấu spam, hủy đăng kí tăng cao

Nếu bạn cho rằng danh sách của mình đã cũ, tôi khuyên bạn nên xóa danh sách trên phần mềm gửi mail tự động và xác nhận lại với từng người trong danh sách bằng email cá nhân trước khi triển khai chiến dịch hàng loạt.

+ Xây dựng nội dung nhất quán, hãy cố gắng tạo mối liên hệ giữa nội dung email và thương hiệu, website hoặc kênh truyền thông của bạn

+ Kiểm tra, kiểm tra, kiểm tra! Hãy sử dụng A/B testing để tìm ra nội dung nào là thích hợp nhất để khuyến khích đối tượng tương tác và chủ động đăng kí kênh

Không có lời giải đáp chính xác cho câu hỏi làm thế nào để mail không vào spam, nhưng với những gợi ý trên đây, bạn đã hạn chế đến mức tối đa nguy cơ này, cũng như tìm được những phương pháp hoàn hảo hơn để triển khai chiến dịch email marketing của mình.

Theo KENT